Czy warto dzierżawić drukarki i urządzenia wielofunkcyjne do firmy

Outsourcing sprzętu biurowego zyskuje na popularności. Pandemia i blokada wywarły znaczący wpływ na małe i średnie przedsiębiorstwa. Przy cięciach budżetowych ważne jest, aby firmy minimalizowały początkową inwestycję. Dlatego usługa wynajmu stała się bardziej poszukiwana.Rodzaje dzierżawy

Obecnie firmy oferują dwa rodzaje wynajmu sprzętu biurowego. Pierwszy z nich jest krótkoterminowy, dla organizatorów wydarzeń, np. konferencji czy festiwali. Firma zawsze dysponuje darmowymi maszynami z możliwością drukowania formularzy, zdjęć, naklejek i ulotek. Drugi rodzaj dzierżawy to najem długoterminowy, przeznaczony dla przedstawicieli małych i średnich firm. Wypożyczenie podlega opłacie za wydruki, która obejmuje konserwację i wymianę tonera. Dzięki temu klient nie musi samodzielnie konfigurować sprzętu. Firma również regularnie aktualizuje swoją flotę sprzętu i dokupuje dodatkowy sprzęt na specjalne życzenie klientów.

Kupujesz czy wynajmujesz?

Jednym z głównych argumentów przy podejmowaniu decyzji o zakupie lub wynajmie jest cena. W jakich przypadkach wynajem urządzeń wielofunkcyjnych będzie bardziej opłacalny niż kupno? Koszt długoterminowej dzierżawy urządzenia wielofunkcyjnego zależy głównie od ilości wydruków miesięcznie. Im więcej twoja firma wykonuje wydruków na konkretnym sprzęcie, tym mniejszy będzie koszt jednego egzemplarza, a co za tym idzie zakupu. Najniższy koszt będzie przy nakładzie 50 tys. wydruków miesięcznie. Jednak jeśli firma drukuje 5000 wydruków miesięcznie, wynajem drukarki jest już bardziej opłacalny niż kupowanie. Małe i średnie firmy rzadko mogą sobie pozwolić na zakup drogiego sprzętu, ale drukowanie na nim jest tańsze niż na zwykłej drukarce biurowej. Dowiedz się więcej o dzierżawie: https://loboslink.pl/uslugi/dzierzawa/

Jeśli każdy pracownik potrzebuje osobistej drukarki, wynajem raczej nie będzie w tym przypadku opłacalny. Warto zastanowić się nad wynajmem sprzętu, jeśli pracownicy twojej firmy drukują co najmniej 5 tys. kopii miesięcznie na jednej drukarce. Na przykład, jeśli jest to praca w przedsiębiorstwach produkcyjnych i magazynowych z dużym asortymentem towarów i częstymi dostawami, z których każda wymaga dużej ilości dokumentacji. Leasing urządzeń wielofunkcyjnych będzie dotyczył również dużych organizacji świadczących na przykład usługi bankowe lub prawne, gdzie każda umowa wymaga kilku egzemplarzy papierowych.

Dzięki leasingowi będzie można pracować na bardziej wydajnych i funkcjonalnych urządzeniach, bez dużych inwestycji w start-up, co jest szczególnie ważne w związku z pandemią i cięciami budżetowymi.

Co jeszcze wziąć pod uwagę?

Kolejnym powodem wyboru dzierżawy jest konserwacja sprzętu biurowego. W przypadku zakupu sprzętu firma musi samodzielnie wybrać technika do konserwacji i monitorować terminową wymianę materiałów eksploatacyjnych lub zatrudnić personelu, który to zrobi. Jeśli firma nie ma takiej możliwości, bardziej opłaca się ubiegać się o leasing drukarek – w tym przypadku utrzymanie jest obowiązkiem samego wynajmującego. Wynajmujący samodzielnie wybierze pracownika do obsługi sprzętu, a także przejmie dobór i wymianę materiałów eksploatacyjnych.

Tym samym dzierżawa będzie korzystna dla firm o dużym nakładzie druku, co jest ważne, aby zminimalizować początkową inwestycję, lub które nie mają możliwości samodzielnego przeprowadzenia konserwacji i zakupu materiałów eksploatacyjnych.

Koszt usługi

Jak dowiedzieliśmy się wcześniej, im więcej wydruków firma wykonuje miesięcznie, tym niższy jest ich koszt w przeliczeniu na jedną sztukę. Koszt samego druku zależy bezpośrednio nie tylko od nakładu, ale także od modelu sprzętu. Im wyższa wydajność maszyny, tym więcej wydruków może wykonać. Ponadto w zależności od modelu obliczane są inne koszty: amortyzacja, żywotność poszczególnych elementów, wymagana częstotliwość konserwacji, złożoność ewentualnych napraw.

Koszt druku zależy również od kursu euro. Niezależnie od producenta (np. Ameryka czy Japonia) urządzenia są dostarczane są na rynek polski za pośrednictwem oddziałów europejskich, a ceny samych maszyn, części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych są ustalane przez dostawców w euro.