Przygotowanie się do wirtualnych prezentacji

Od czasu wybuchu pandemii coraz więcej osób prowadzi swoje interesy zdalnie. Badania mówią, że trend ten będzie się utrzymywał nawet wtedy, gdy świat się otworzy. Zapotrzebowanie na wirtualne prezentacje nadal będzie rosło. Prowadzenie prezentacji za pośrednictwem programów Zoom, Skype, Teams i innych usług online może być jednak trudne (zwłaszcza gdy na przeszkodzie stoją problemy techniczne i ograniczona przestrzeń w domowym biurze). Jeśli uda Ci się opracować solidny plan, możesz odnieść sukces i przeprowadzić skuteczną, profesjonalną prezentację wirtualną.

Korzyści z wirtualnych prezentacji

Gdy organizujesz wirtualne wydarzenie lub prezentację dla ważnego klienta, cały proces może wyglądać nieco inaczej niż w przypadku prowadzenia działalności osobiście. Dzięki narzędziom wirtualnym możesz rozszerzyć swój zasięg na setki (jeśli nie tysiące) uczestników z całego świata, którzy w przeciwnym razie nie mogliby wziąć udziału w spotkaniu. A ponieważ prezentacja jest prowadzona online, można łatwo przedstawić wiele korzyści płynących z produktu lub usługi za pomocą plików multimedialnych i narracji.

Kolejną zaletą wirtualnych prezentacji jest oszczędność czasu klientów, ponieważ w ciągu kilku minut można streścić wszystkie najważniejsze dane, których potrzebują (np. informacje o cenach, zdjęcia, objaśnienia różnych parametrów technicznych i inne). Prezentacje online są również łatwe w tworzeniu i edycji.

Oto kilka innych powodów, dla których wirtualne prezentacje są tak potężne:

Materiały wizualne

Możesz stworzyć pięknie zaprojektowaną prezentację i włączyć do niej różne elementy, które zachęcą odbiorców do zaangażowania się. Uczestnicy mogą w każdej chwili zrobić zrzut ekranu, aby zachować treści i momenty, które ich zainteresują.

Prezentacje online są skalowalne

Niezależnie od tego, czy przemawiasz do małej grupy, czy do tysięcy osób rozproszonych w sieci, możesz stworzyć dowolnie dużą lub małą wirtualną prezentację.

Zaangażowanie publiczności

Komentarze i pytania można udostępniać w czasie rzeczywistym i odfiltrować te, które mogą być nieodpowiednie. Ponadto większość uczestników zauważy, że dzięki bardziej kameralnej atmosferze mogą się lepiej uczyć, skupić i zaangażować.

Wyzwania związane z prezentacjami wirtualnymi

Podczas gdy w prezentacji osobistej liczy się charyzma, mowa ciała i interakcja z publicznością, prezentacje wirtualne będą miały swoje własne wyzwania, do których należą m.in:

Zaangażowanie prelegentów i publiczności

Bez względu na to, jak czarujący jesteś jako mówca, może być trudno sprawić, by ktoś po drugiej stronie ekranu komputera pozostał obecny i zaangażowany.

Wyciszona publiczność

Gdy nie słyszysz swoich słuchaczy, może być trudno właściwie "czytać z sali" i uzyskać pożądaną informację zwrotną.

Rozproszenie uwagi otoczenia

Ponieważ nie widać wszystkich uczestników naraz, o wiele trudniej jest przyciągnąć i utrzymać ich uwagę. Podczas prezentacji uczestnicy mogą pracować wielozadaniowo, co może ułatwić im wyciszenie się.

Powiązane: Unikanie katastrof związanych z pracą w domu

Jakie kroki należy podjąć, aby przygotować sprzęt do prezentacji online?

Po pierwsze, upewnij się, że masz odpowiednie narzędzia do pracy. Sprawdź dwukrotnie, czy komputer, oprogramowanie do prezentacji, mikrofon i Internet są sprawne. Szybkość pobierania i wysyłania danych powinna wynosić od 2 do 2,5 MB, aby mieć pewność, że dysponujesz wystarczającą przepustowością i solidnym połączeniem.

Nic tak nie traci słuchaczy, jak chaotyczne prowadzenie prezentacji. Prześledź swoją prezentację kilka razy od początku do końca, aby w pełni opanować funkcje używanej platformy.

Przygotowanie przestrzeni biurowej do prezentacji wirtualnej

Możesz mieć najlepszą prezentację na świecie, ale nie będzie to miało znaczenia, jeśli nikt nie będzie mógł Cię zobaczyć! Upewnij się, że masz dobre oświetlenie z przodu, aby ludzie mogli wyraźnie widzieć Twoją twarz. Jeśli prezentacja odbywa się w pomieszczeniu z oknami, konieczne może być zasłonięcie rolet. Wykorzystanie naturalnego światła jest zazwyczaj najlepszym rozwiązaniem, ale może być również konieczne zakupienie dodatkowego oświetlenia.

Należy również unikać zagraconego tła, ponieważ może ono rozpraszać uwagę słuchaczy. Platformy takie jak Zoom czy Microsoft Teams umożliwiają rozmycie istniejącego tła lub utworzenie tła wirtualnego. Każda z tych opcji sprawi, że prezentacja będzie wyglądała o wiele bardziej profesjonalnie - należy jednak pamiętać o wybraniu odpowiedniego tła wirtualnego, jeśli zdecydujesz się na tę opcję.

Ogólne wskazówki dotyczące prowadzenia prezentacji wirtualnej

Oto kilka naszych najważniejszych wskazówek dotyczących każdego rodzaju wirtualnej prezentacji:

Starannie zaprojektuj treść

Pamiętaj, że treść jest zawsze najważniejsza, nawet w wirtualnym świecie. Upewnij się, że Twoja prezentacja jest jasna, przekonująca i zwięzła. Unikaj przeładowania prezentacji zbyt dużą ilością tekstu lub zbyt wieloma rozpraszającymi uwagę obrazami. Co najważniejsze, upewnij się, że znasz swoją treść od podszewki, aby nie potykać się o słowa.

Nie zapomnij o sprawdzeniu dźwięku

Upewnij się, że osoby po drugiej stronie platformy dobrze Cię słyszą. Przetestuj swoje słuchawki lub zewnętrzne mikrofony, aby upewnić się, że jakość dźwięku jest odpowiednia podczas każdej prezentacji.

Wyglądaj jak milion dolarów

To, że pracujesz w domu, nie oznacza, że powinieneś wyglądać jak próżniak! Upewnij się, że Twój wygląd jest profesjonalny i dopracowany. Unikaj rozpraszających wzorów, które mogłyby odciągnąć uwagę uczestników od prezentacji. Chcesz, aby ludzie skupili się na tym, co masz do powiedzenia, a nie na tym, co masz na sobie.

Zaangażuj uczestników

Ważne jest, aby nawiązać kontakt z uczestnikami, podobnie jak w przypadku prezentacji osobistej. Można to łatwo zrobić, uruchamiając takie funkcje, jak czaty, ankiety i podnoszenie ręki, aby zachęcić uczestników do udziału. W prezentacji należy zostawić czas na zadawanie pytań, włączanie kamer i uzyskiwanie wyjaśnień. Pamiętaj, że niezależnie od tego, czy prowadzisz prezentację wirtualnie czy osobiście, zawsze powinieneś szukać sposobów nawiązania kontaktu z publicznością, zwiększenia zaangażowania i dodania wartości. Aby uzyskać pomoc w nawiązywaniu kontaktu z odbiorcami i angażowaniu ich cyfrowo, należy skontaktować się z ekspertami z firmy Ironmark. Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci uczynić Twoją następną prezentację najlepszą, jaka może być.